Bạn đã đặt ra mục tiêu và ưu tiên. Danh sách những việc cần làm của bạn cũng đã sẵn sàng. Giờ chúng ta sẽ chuyển sang sắp xếp không gian làm việc của bạn – gồm cả không gian thực và ảo – để có thể bạn tập trung hơn khi bắt đầu giải quyết từng nhiệm vụ. Chúng ta cũng sẽ xem bạn suy nghĩ thế nào về ngày làm việc của mình, phát hiện các thói quen có thể giảm tối thiểu việc phải ra quyết định hằng ngày và tăng tối đa nguồn năng lượng sẵn có dành cho các công việc quan trọng.

Sắp xếp không gian của bạn

Nếu không thể tìm thấy danh sách những công việc cần làm trên bàn làm việc – có lẽ nó đã bị bữa sáng của bạn đè lên hoặc khuất dưới 1 núi các giấy tờ khác, hoặc được viết nguệch ngoạc phía sau lịch tập bóng của con bạn – thì hi vọng rằng bạn không phải điểm lại quá nhiều công việc. Không gian làm việc thực tê của bạn cũng góp phần không nhỏ giúp bạn hoàn thành công việc. Dưới đây là cách tạo dựng 1 môi trường làm việc yên ổn và hiệu quả hơn.

Loại bỏ sự xáo trộn

Mỗi khi bắt đầu 1 mục trong danh sách những việc cần làm, hãy dành thời gian gói ghém hoặc loại bỏ những thứ không liên quan đến công việc khi đó. Một không gian thoáng sẽ cho phép bạn phát huy hết năng lực thể chất và tinh thần, cũng như loại bỏ mọi điều khiến bạn sao nhãng.

Để vật dụng cần thiết trong tầm tay

Nếu bạn chỉ dùng chiếc dập phim mỗi tháng 1 lần, hãy cất nó vào ngăn bàn. Nếu bạn dùng 1 cuốn sổ ghi chép hay 1 cuốn sách tham khảo hằng ngày, hãy đặt nó cạnh bàn phím của mình. Nếu 1 vật dụng trên bàn làm việc không được dùng suốt cả tuần, hãy cất hoặc vứt nó đi.

Nhóm những vật dụng liên quan với nhau ở chung chỗ

Hãy để hộp ghim và chiếc dập ghim cạnh nhau, cũng như để băng dính dự trữ bên cạnh ống cuộn băng dính. Bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian truy lùng chúng sau này.

Tạo một hộp thư

Đừng để chỗ làm việc của bạn chất đầy những giấy tờ, bưu kiện hay ghi chú viết tay mà các đồng nghiệp khác để lại. Thay vì thế, hãy thiết kế 1 hộp thư trên bàn và hướng dẫn các đồng nghiệp của bạn để tài liệu quan trọng vào đó. Hãy kiểm tra hộp thư này vào cuối mỗi ngày để chuẩn bị cho hôm tiếp theo, nếu không nó sẽ trở thành 1 chiếc hộp toàn những thứ lộn xộn.

Khiến bản thân thoải mái

Tầm cao của chiếc ghế làm việc và màn hình máy tính của bạn có vừa ý bạn không? Không gian làm việc của bạn đã hợp thẩm mỹ chưa? Bạn dành rất nhiều thời gian ở nơi làm việc, nên hãy bố trí không gian nơi đây sao cho chính bạn cảm thấy thoải mái nhất.

Sau khi đã thay đổi vài thứ, hãy tự kiểm tra lại và đánh giá không gian làm việc sau 1 tuần hoặc hơn. Không gian làm việc có hợp ý bạn không? Bạn có phải liên tục tìm kiếm tập giấy ghi chú của mình? Bạn có hay quẳng bút lung tung vì cốc cà phê dùng để đựng chúng nằm ngoài tầm tay bạn? Hãy điều chỉnh không gian nếu cần thiết để đảm bảo bạn cảm thấy thoải mái và làm việc thực sự hiệu quả.

Sắp xếp E-mail của bạn

E-mail cũng mang lại nhiều lợi ích ở nơi làm việc. Ai cũng liên lạc được với bạn – từ sếp, đồng nghiệp, khách hàng cho đến những người thân yêu – và cho bạn cơ hội làm việc từ xa, phối hợp với những vị sếp trên khắp thế giới và xử lý công việc nhanh chóng hơn.

Tuy nhiên, e-mail cũng có 1 khuyết điểm lớn dù nó vô cùng hiệu quả. Âm thanh báo tin nhắn đến vào hộp thư đầy sẽ khiến bạn rất mất tập trung, cũng như mất rất nhiều thời gian để phân loại và xóa các tin nhắn không quan trọng. Giống như cách bạn dành thời gian dọn dẹp không gian làm việc thực tế, hãy điều chỉnh lại không gian làm việc ảo của mình:

Dọn dẹp hộp thư đến

Phân loại các e-mail tên người gửi sẽ giúp bạn xóa bớt các tin tồn đọng mà bạn không cần xem đến, cũng như tin nhắn từ những người mà bạn đã hồi đáp.

Lập ba thư mục mới

Theo dõi tiếp, Chờ xem & Lưu trữ. Với những tin nhắn còn lại, hãy sử dụng 1 hệ thống trực tuyến để lưu trữ chúng giống như bạn đã làm với hộp thư trên bàn. Hãy tạo 3 thư mục để lưu mọi e-mail còn lại trong hộp thư đến. Theo dõi tiếp là nơi bạn lưu các tin cần nhiều thời gian để hồi âm. Chờ xem dành cho các tin nhắn liên quan đến 1 sự kiện trong tương lai (như thư mời).

Còn Lưu trữ là nơi để bạn lưu các tin đã hồi âm nhưng cần xem lại. Tiếp theo, hãy chuyển từng tin nhắn bạn nhận được vào 1 trong 3 thư mục trên. Bắt đầu lại. Nếu bạn không có thời gian để xem qua hết mọi tin nhắn trong hộp thư đến thì đừng xem chúng. Thay vào đó, hãy tạo 1 thư mục lưu trữ và đặt tên là “e-mail cũ”. Hãy chuyển toàn bộ e-mail của bạn vào đó và bắt đầu lại với 1 hộp thư trống.

Sau đó, khi có thời gian, hãy rà soát lại thư mục lưu trữ để sắp xếp và xóa bớt thư đi. Bạn sẽ không bỏ sót bất kỳ tin nhắn cần thiết nào và có thể sắp xếp lại các tin nhắn đến 1 cách hợp lý. Nếu bạn đã thử hết các bước trên mà vẫn còn phải giải quyết tình trạng e-mail quá tải, hãy thử chức năng quản lý tác vụ có trong ứng dụng e-mail của bạn. Những hệ thống này chạy song song với ứng dụng e-mail và cho phép bạn phân biệt công việc với các tin nhắn, nên những tin nhắn yêu cầu sẽ không còn làm nghẽn hộp thư đến của bạn.

Bạn cũng có thể thử dùng 1 chương trình quản lý tác vụ riêng, có rất nhiều lựa chọn như thế dành cho người dùng Macbook và máy tính để bàn. Việc sắp xếp lại không gian làm việc thực tế và không gian kỹ thuật số sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, giúp bạn chuyên tâm hơn vào công việc hiện tại và tìm các vật dụng cần thiết với tốc độ nhanh hơn.

Xây dựng các thói quen thông minh

Bạn đã lên lịch trình xong cho danh sách những việc cần làm và không gian của mình, tiếp theo, hãy nghĩ xem bạn sẽ trải qua 1 ngày như thế nào. Bạn có đang bị vướng bận những quyết định nhỏ nhặt như hôm nay sẽ mặc gì, kiểm tra e-mail khi nào hay ăn trưa ở đâu? Để tập trung trí óc và năng lượng của bạn vào những công việc quan trọng, hãy áp dụng 1 cơ chế lặp lại trong ngày.

Hãy tập thói quen làm việc thật khoa học. Trong 1 ngày, nếu phải đưa ra càng nhiều quyết định bao nhiêu, bạn sẽ càng cảm thấy mệt mỏi bấy nhiêu. Các thói quen tốt sẽ giúp hạn chế số lượng lựa chọn và để dành năng lượng cho những công việc thật sự. Hãy tự động đưa ra 1 số quyết định, như vậy bạn sẽ chuẩn bị tốt hơn khi phải đối mặt với những lựa chọn nan giải hơn.

Hãy bắt đầu bằng cách xác định những khuôn mẫu bạn thường gặp khi làm việc. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu 1 ngày làm việc bằng cách kiểm tra e-mail, tin nhắn thoại và trả lời những tin nhắn quan trọng nhất trước khi bắt tay vào các công việc khác. Bạn cũng có thể dành thời gian sau bữa trưa mỗi ngày để đọc tin tức trong ngành. Thông qua xác định những việc thường nhật, bạn sẽ nắm được việc gì hiệu quả và việc gì thì không, từ đó có thể điều chỉnh 1 cách phù hợp.

Ví dụ, bạn có thể nhận thấy việc đọc tin tức ngay sau bữa trưa sẽ khiến bạn sao nhãng công việc trong suốt buổi chiều. Thế nên bạn cần chờ đến cuối ngày mới cập nhật tin tức. Nếu bạn nhận thấy mình chưa có 1 chế độ làm việc thường nhật – hoặc nếu bạn muốn bổ sung thêm những thói quen phù hợp với mình – hãy cân nhắc những gợi ý sau đây:

Bắt đầu ngày làm việc sớm hơn

Đừng nghĩ rằng bạn không thể dậy và làm việc vào sáng sớm, hãy thử 1 lần. Đối với 1 số người, sớm nghĩa là 5 giờ sáng khi bọn trẻ vẫn đang say giấc và văn phòng vẫn chìm trong im lặng. Nhưng ở những văn phòng công ty có thời gian linh động, sớm có thể là 9 giờ sáng nếu mọi người trong nhóm xuất hiện lúc 10 giờ sáng.

Hãy nói chuyện với sếp bạn xem bạn có thể điều chỉnh giờ giấc để đi làm sớm hơn để sắp xếp và lên lịch làm việc tốt hơn hay không. Bất kể bạn chọn thời điểm nào, điều quan trọng là bạn sẽ cảm thấy được tiếp thêm năng lượng nhờ biết bao việc có thể gạch bỏ khỏi danh sách những việc cần làm của mình trước giờ trưa, nếu bạn bắt đầu sớm hơn.

Hãy làm mới bản thân

Trước khi khởi đầu 1 ngày mới và lao vào danh sách những việc cần làm, hãy ngừng lại đánh dấu khoảng khắc này. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá đúng và tập trung vào những công việc mình sắp làm.

Làm việc liên tục trong 90 phút

Hãy tập trung vào 1 công việc (hay 1 nhóm công việc) liên tục, không gián đoạn trong khoảng 90 phút. Đây là thời lượng lý tưởng để bạn tập trung. Sau đó, hãy nghỉ ngơi để lấy lại sức trước khi chuyển sang 1 công việc khác.

Nhìn lại ngày làm việc của bạn

Vào cuối ngày, khi bạn dần xuống sức, hãy xem xét lại danh sách những việc cần làm của mình. Bạn đã hoàn thành mọi công việc chưa? Những kỳ vọng của bạn có thực tế không? Nhờ xem xét lại mọi việc mỗi ngày, bạn sẽ xác định được mình đang phân bố thời gian hợp lý cho những việc gì, và việc gì cần được điều chỉnh thời lượng. Bây giờ hãy tiến xa hơn 1 chút. Hãy bổ sung 1 số nghi thức ngoài giờ làm việc.

Có một giấc ngủ ngon

Hãy đi ngủ đúng giờ để đảm bảo thời lượng ngủ mỗi đêm của bạn đều như nhau. Như vậy, bạn sẽ đến văn phòng trong trạng thái thoải mái và sẵn sàng làm việc.

Lên thực đơn cho các bữa ăn và sắp xếp quần áo ngăn nắp

Giống như việc lặp kế hoạch sử dụng thời gian, nếu ngày nào bạn cũng quyết định được mình sẽ mặc gì, ăn gì vào bữa sáng hay bữa trưa, bạn sẽ không phải tốn công suy nghĩ. Hãy sắp xếp quần áo thành từng bộ và ăn những thức ăn giống nhau theo định kỳ. Hãy chuẩn bị trước mọi thứ. Như thế, bạn sẽ sẵn sàng khi gặp những quyết định đòi hỏi bạn phải suy nghĩ nhiều hơn.

Bằng cách sắp xếp lại không gian làm việc, tổ chức lại 1 ngày làm việc cũng như cơ cấu lại các lựa chọn khác, bạn sẽ tạo được 1 môi trường làm việc giúp mình có thêm năng lượng để xử lý các vấn đề quan trọng nhất. Trong bài tiếp theo, bạn sẽ học cách duy trì sự tập trung này bất kể có việc gì gây sao nhãng hay gián đoạn.