Những năm gần đây, cụm từ “Văn phòng ảo” hay “Virtual Office” ngày càng trở nên phổ biến. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (doanh nghiêp SME), Startup tin dùng loại hình này dần đầu tư vào mô hình này để tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Vậy mô hình dịch vụ này là gì? Lợi ích của dịch vụ này đối với các doanh nghiệp SME và Startup như thế nào? Cùng Office168 tham khảo thêm thông tin thông qua bài viết dưới đây.

Lịch sử ra đời của văn phòng ảo 

Tại các quốc gia rộng lớn ở châu Âu và Bắc Mỹ, việc di chuyển từ địa điểm này sang nơi khác là một vấn đề lớn thực sự. Nguyên nhân bắt nguồn từ việc mất rất nhiều thời gian, cơ hội, chi phí,… khi chuyển văn phòng từ khu vực này, bang này sang khu vực khác, bang khác. Việc này cũng dẫn đến việc mở rộng một chi nhánh văn phòng là điều thực sự khó khăn.

Vào năm 1994, để giải quyết cho bài toán khó trên, Ralph Gregory đã có sáng kiến giải quyết khiến cả thế giới trầm trồ. Đó là thành lập công ty Virtual Office Inc (theo tờ Business Plus. Daily Camera. 17/2/1995) – cung cấp dịch vụ cho thuê một địa chỉ để đăng ký kinh doanh và giải pháp chuyển hướng cuộc gọi. Và giải pháp văn phòng ảo (Virtual office) đã chính thức ra đời như thế.

Văn phòng ảo hay còn được gọi là Virtual Office

Văn phòng ảo là gì? 

Văn phòng ảo (hay Virtual Office) là một trong những mô hình văn phòng thông minh, đây là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức văn phòng đại diện giao dịch, cho phép doanh nghiệp được cung cấp địa điểm giao dịch của doanh nghiệp với địa chỉ xác định mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về văn phòng giao dịch thực tế.

Đây là một trong những giải pháp văn phòng thông minh, giúp người sử dụng tiết kiệm rất nhiều chi phí vận hành doanh nghiệp, trong khi vẫn duy trì được cơ hội kinh doanh, và hình ảnh của doanh nghiệp SME, Startup trên thương trường.

Mô hình văn phòng ảo cho các doanh nghiệp

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo cho doanh nghiệp

Văn phòng ảo loại hình dịch vụ này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí vận hành của doanh nghiệp với những lợi ích bất ngờ sau đây:

Tiết kiệm chi phí 

Các khách hàng của Đơn vị cho thuê văn phòng Office168 cho rằng đây là một trong những lợi ích lớn nhất khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo bởi vì đối với văn phòng truyền thống thông thường khi xây dựng một văn phòng bạn phải tốn rất nhiều khoản phí vào tài sản cố định như bàn ghế, đèn điện, máy lạnh, máy in, máy fax…. Những chi phí này tưởng chừng như nhỏ nhưng khi cộng tất cả lại sẽ thành khoản phí khổng lồ.

Với hình thức thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp SME, Startup sẽ được hưởng lợi ích từ loại dịch vụ văn phòng ảo. Sử dụng tối đa các trang thiết bị hiện có, wifi và điều hòa,… tiết kiệm được số vốn lớn so với thuê văn phòng dài hạn hay xây dựng văn phòng, cũng như các phí dịch vụ không đáng có.

Thông tin liên lạc 

Lợi ích văn phòng ảo tiếp theo chính là thông tin liên lạc. Bạn nghĩ sao nếu phải dành thời gian để tuyển thêm nhân sự và chi phí để nhân sự sắp xếp các cuộc hẹn, người phải luôn túc trực ở lễ tân 24/24,…

Với văn phòng ảo, doanh nghiệp đã có sẵn đội ngũ lễ tân và nhân viên đại diện tận tâm, nhiệt tình và trách nhiệm. Tuy là văn phòng ảo nhưng doanh nghiệp sở hữu số điện thoại riêng cố định, số fax riêng và tủ đựng tài liệu, bưu phẩm,… Doanh nghiệp hoàn toàn có thể làm chủ trong việc giao tiếp với khách hàng và đối tác mà không mất nhiều thời gian.

Văn phòng ảo mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp 

Một doanh nghiệp nhỏ muốn tạo được ấn tượng với đối tác lớn ngay từ lần ra mắt đầu tiên thì địa chỉ văn phòng là một điểm đáng chú ý. Thử hình dung, khi bạn gửi email chào hàng, nhưng địa chỉ của doanh nghiệp bạn là là ABC/XYZ/DEF thì vô tình “sự thiện cảm” đối với doanh nghiệp đã giảm đi phần nào.

Nhưng nếu doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo thì doanh nghiệp đã có địa chỉ đáng tin cậy. Vì thông thường các văn phòng ảo đặt tại khu trung tâm kinh tế của thành phố; hay nằm ngay mặt đường chính; gần kề với các doanh nghiệp lớn nhỏ trong và ngoài nước.

Doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ văn phòng ảo làm địa chỉ đăng ký kinh doanh chính thức, thuận tiện ký kết hợp đồng, gặp gỡ đối tác,… Điều này tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Coworking Space mang đến những lợi ích gì cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp hợp pháp

Tại Việt Nam, văn phòng ảo có vẻ mới mẻ nhưng hoàn toàn được pháp luật công nhận. Khi doanh nghiệp đăng ký giấy phép kinh doanh tại địa chỉ văn phòng ảo thì không hề khó khăn. Bởi lẽ, văn phòng ảo được xem là trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản đăng ký đáp ứng hoạt động kinh doanh. Nơi đặt văn phòng ảo đã được đăng ký với cơ quan chức năng và có người đại diện pháp luật. Do đó, việc thuê văn phòng ảo là hoàn toàn hợp pháp với pháp luật Việt Nam.

Tập trung vào hoạt động kinh doanh

Thay vì hàng tháng bạn phải đau đầu với các khoản phí dịch vụ; cải thiện các trang thiết bị cố định để nhân sự làm việc tốt, thì điều này sẽ không còn nữa với văn phòng ảo. Đây là lợi ích văn phòng ảo mang lại, doanh nghiệp của bạn có nhiều thời gian và trí tuệ để tập trung vào toàn bộ hoạt động kinh doanh.

Nếu bạn đang đắn đo về việc chọn mô hình văn phòng phù hợp cho việc kinh doanh của bạn thì hãy liên hệ ngay với Office168 để được nhận thêm tư vấn chi tiết cho doanh nghiệp của bạn.