Với hầu hết công ty, doanh nghiệp việc sắp xếp đồ đạc chuyển văn phòng được coi là việc vô cùng quan trọng. Đặc biệt quá trình đóng gói và vận chuyển tài liệu luôn khiến nhiều doanh nghiệp lo ngại bởi tính bảo mật thông tin hay mất mát, thất lạc giấy tờ quan trọng. Vậy làm thế nào để sắp xếp và đóng gói tài liệu văn phòng một cách khoa học, để quá trình chuyển văn phòng được diễn ra an toàn? Theo như kinh nghiệm phục vụ khách hàng nhiều năm, đơn vị chuyển văn phòng chuyên nghiệp Lotus Moving xin chia sẻ với các bạn một số kinh nghiệm đóng gói tài liệu khoa học, nhanh chóng và an toàn nhất.
Việc phân loại hồ sơ theo phòng ban, theo từng cá nhân giúp cho việc kiểm soát được dễ dàng
Phân loại và sắp xếp tài liệu
Đây là việc đầu tiên phải làm khi có ý định chuyển văn phòng. Việc phân loại hồ sơ theo phòng ban, của từng cá nhân, các tài liệu nào đang sử dụng, tài liệu nào đã khóa sổ, … để có thể giúp kiểm soát dễ dàng. Đặc biệt, bạn nên lập danh mục các tài liệu cần vận chuyển để giúp quá trình sắp xếp gọn gàng và nhanh chóng hơn, phân loại theo tính quan trọng và sự cần thiết của hồ sơ. Không nên vứt đồ bừa bãi, chất đống đồ đạc sẽ khó phân loại và mất nhiều thời gian sắp xếp đồ đạc. Các tài liệu quan trọng cần bảo đảm phân loại đồ đạc cụ thể khi đóng gói và vận chuyển, nhân viên nên quan sát, kiểm soát tài liệu và kiểm tra lại khi chuyển đến địa điểm mới.
Chuẩn bị thùng đựng tài liệu, hồ sơ
Theo lời khuyên của các chuyên gia của dịch vụ chuyển văn phòng Lotus Moving giàu kinh nghiệm, bạn cần lưu ý trong việc lựa chọn chất liệu thùng đựng giấy tờ, tài liệu. Nhiều người cho rằng có thể sử dụng thùng giấy carton để đựng giấy tờ vì sự chuyên dụng và rẻ tiền. Bên cạnh đó bạn cũng có thể sử dụng thùng chuyên dụng để đựng tài liệu, hồ sơ làm bằng các chất liệu như nhựa, nhôm, sắt… có thiết kế phù hợp với số lượng, trọng lượng giấy tờ, tài liệu bạn cần đựng. Các thùng đựng này sẽ đem lại hiệu quả bảo quản cao nhất và dễ dàng vận chuyển đến địa chỉ công ty mới của bạn.
Các thùng đựng bằng carton sẽ đem lại hiệu quả bảo quản cao nhất và dễ dàng vận chuyển
>>Xem thêm: 3 Sự Thật Về Dịch Vụ Cho Thuê Xe Tải Chuyển Văn Phòng
Đóng gói tài liệu
Sau khi sắp xếp và phân loại giấy tờ, chúng ta tiến hành đóng gói nhưng bạn nên lưu ý thêm về số lượng tài liệu vận chuyển. Với mỗi tài liệu bạn nên chọn các vật dụng đóng gói phù hợp, chủ yếu sử dụng các thùng carton có kích thước phù hợp để vận chuyển, dùng băng dính đóng gói cẩn thận. Lưu ý không nên đóng gói đồ đạc cồng kềnh, khó vận chuyển, và nhớ ghi chú loại đồ đạc bên ngoài vỏ thùng carton để kiểm soát dễ hơn. Khi chuyển đến văn phòng mới, bạn sẽ tháo dỡ và sắp xếp đồ đạc nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức.
Ghi chú, đánh dấu các thùng đựng tài liệu
Sau khi đã cho đủ các tài liệu vào thùng chứa, bạn cần tiến hành chú thích trên mỗi thùng tên tài liệu có bên trong, để khi đến văn phòng mới sắp xếp lại bạn sẽ không gặp nhiều khó khăn, vất vả cũng như mất thời gian tìm kiếm tài liệu cần sử dụng. Để đề phòng sai sót có thể xảy ra trong quá trình đóng gói sổ sách, giấy tờ, tài liệu, bạn nên lập danh sách số lượng thùng và tên của các tài liệu để sau khi chuyển đến văn phòng mới, bạn có thể kiểm soát lại các giấy tờ một cách tiện lợi hơn. Trong trường hợp xảy ra thiếu sót, bạn có thể yêu cầu nhân viên chuyển văn phòng kiểm tra lại một cách nhanh chóng, toàn diện.
Ghi dấu trên thùng carton đựng tài liệu để dễ dàng kiểm soát và tìm kiếm
Với lần đầu tiên chuyển văn phòng, tốt nhất với các tài liệu quan trọng, bạn nên giao cho nhân viên tin tưởng đóng gói, sắp xếp và tự vận chuyển, để tránh phát sinh các trường hợp không mong muốn. Trường hợp doanh nghiệp bạn quá bận rộn thì việc lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói sẽ là sự lựa chọn tối ưu. Điều này sẽ giúp bạn giảm thiểu khó khăn, công sức khi chuyển văn phòng, tiết kiệm nhiều thời gian và công sức của các nhân viên. Với dịch vụ chuyển văn phòng Lotus Moving công ty bạn sẽ được trải nghiệm sự chuyên nghiệp và tận tâm của các chuyên gia giàu kinh nghiệm. Họ sẽ tận tình hỗ trợ bạn trong việc đóng gói, vận chuyển, và bạn không phải lo ngại về sự mất mát hay thất thoát giấy tờ bởi tất cả đã được cam kết bằng hợp đồng dịch vụ giữa hai bên.
